成都市跨境电子商务协会档案管理制度
日期：2024-09-20
第一章 总则
- 为了规范协会档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作顺序，明确工作职责，杜绝资料流失，特指定本制度。
- 协会会议及政府相关档案管理由综合办公室负责、活动档案管理由人才发展中心负责。
第二章 合同的签订及审查批准
- 合同在正式签订前，必须按规定上报领导审查批准后，方可签订。
- 合同编号为：CDKJXH- ***（数字）
- 合同审批权限如下：
- 一般情况下合同由秘书长签字审批。
- 标的金额超过80万的合同由会长签字审批。
- 超过协会资产1/3以上的合同经理事会决议审批。
- 合同原则上由部门负责人具体经办，拟定初稿后必须按制度规定审批，重要合同必须经法律顾问审查。
第三章 资料归档制度
- 协会活本行业规划、年度计划、统计资料、财务报告、审计报告、会计档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、通知等具有参考价值的文件均属存档之列。其中：
- 收到政府、相关部门或有关单位发来的文件、信函要及时登记，交相关人员处理完毕后归档保存。
- 对于协会内部文件，须经秘书长审核、会长签发后，方可印发存档。
- 协会档案由专人负责收集、整理和保管，任何个人不得擅自留存。经办人和管理人员要保证协会的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
第四章 档案管理
- 有关部门须建立合同管理台账，目录表，包括合同名称、甲 / 乙方公司名称、合同编号、合同签订时间、合同金额。
- 单位或个人借阅协会的有关文件，须经秘书长同意后方可外借。外借文件要做好登记，并按时收回。
- 任何人非经允许不得销毁协会档案资料。到了销毁期的一般档案，经秘书长同意后销毁，重要档案须由秘书长审核并报经会长同意后方可销毁。
第五章 发票领用、使用、交回制度
- 发票由财务部指定专项会计人员向有关税务部门购买，财务部专项购买人员必须对购买的发票清点号码及数量。非税发票在发票管理机关办理了票据购买、核销登记手续。
- 发票管理人员在想财务部领取发票时，需填写“发票领用单”办理领用手续，并清点数量和验看发票号码。
- 发票管理人员对所领取的发票必须妥善保管，在交付申请人时，应登记签收。
第六章 附则
- 本制度的解释权归协会理事会。
- 本制度经理事会审议通过后正式实施。
