成都市跨境电子商务协会印章使用和管理制度

日期：2024-09-20

第一章 总则

1.印章是本协会日常管理活动中行使职权的重要工具。印章管理关系到协会正常业务活动的开展，甚至可能会影响到协会的生存发展。为防止不必要事件发生，维护协会利益，特制定本制度。

2.本制度适用于协会法人章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章的领取、使用、销毁等环节，通过本制度的实施，以有效规避不必要的经济损失。

3.协会理事会授权由协会秘书处全面负责各类印章的综合管理。

第二章 印章的领取和保管

协会各类印章依印章性质划分到各部门，由部门落实专人依岗位职责妥善保管，不得转借他人。协会法人章由协会综合办公室负责管理，法定代表人章、财务专用章由财务部管理。协会合同章由协会产业研究部负责管理。由综合办公室建立统一的印章领取登记表。
印章保管人因公出差或者有事需要较长时间外出的，需建立印章保管人转移签字手续，方可将印章委托给其他人保管和代行用章。
印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分，如员工持有公司印章的，须办理归还印章手续后方可办理离职手续。

第三章 印章的使用

协会法人章、合同专用章由协会秘书处指定专人负责印章的签盖业务。除常规的协会内部发文、上报文件外，保管人须建立用章登记表。该登记表应注明用章申请人、签盖文件的名称或者使用用途、签盖文件的份数、申请人所属部门负责人的审批意见，文件资料备案责任人、盖章人等以备核查。
协会法人章主要用于以协会名义向内、外呈报正式文件或资料，协会证件的复印件（需法人专用章的）及财务类报表。申请人要求加盖协会法人章的，须凭需盖文件到协会综合办公室申请，综合办公室经过初步审查盖章文件和用章类别后，交申请人详细填写统一的用章申请表，然后交申请人所在的部门负责人审核，审核同意并在部门负责人栏签字确认后，再交综合办公室印章保管人盖章，在逐级审核过程中被否决的，该文件予以退回。
合同专用章主要用于以协会名义向外签署的各类合同、协议等，所有需要盖章的合同、协议及相关合约，必须按照规范合同评审要求，并签批合同审批表。须由经办人所在部门负责人签字后，经财务部审核签字，没有签批合同审批表的一律不予签盖。涉及金额标的较大的须由协会的秘书长签批或者会长签批后方可用章。
财务专用章和法定代表人章主要用于向银行、税务等部门报送有关财物报表等。财务专用章和法定代表人章应分开保管，建立财务专用章的用章登记表，由财务部按照财务管理制度严格管理和执行用章流程。财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章的，无须经上述程序。
印章保管人应对文件内容和用章登记表上登记的情况予以核对，经核对无误的方可盖章，并落实好所盖文件的备案责任人或自行妥善备案，以备日后文件查找。严禁签盖空白介绍信以协会名义外出办事。印章保管人必须严格按制度办事，把好用印关。用章应尽量在上班期间办理。
以协会名义对外签定的合同和重要协议，应先由协会秘书长办公会对合同或者协议的内容进行审核，对于显失公平或违反《合同法》的合同或者协议不予盖章或者经过修改后再行盖章。
印章原则上不许带出协会办公室，确因工作需要等特殊情况需将印章带出协会办公室使用的，用章申请人应填好用章申请表上载明的外出用章事由、借出时间、返还时间等，经部门负责人签字同意后交办公室派人同用章申请人等两人以上共同携带使用，使用完毕后应及时将用章文件的复印件及印章返还给印章保管人，并注明归还时间。
协会印章应盖在文件正文，必要时可盖骑缝章，人名章一般盖于名称的右侧，在协会法人章、法定代表人章与职务名章并用时，应盖于名称中间或竖写名称的下方，职务名章盖于职务名称的右下，盖协会名章除特殊规定外，一律用朱红印泥。

第四章 责任

各类印章自领取时起，领用部门负责人及具体保管人无条件承担盖印章使用的一切责任，如有丢失、损毁或被盗时，应迅速向协会秘书长报告。
用章人员必须严格依照本制度规定程序使用印章，未经本制度规定的程序，不得擅自使用。
违反本制度给协会造成损失的，由协会对违纪者予以行政处分，造成严重损失或情节严重的，移送司法机关处理。

第五章 附则

1.本制度解释权归协会理事会。

2.本制度经理事会审议通过后正式实施。